Como administrar um condomínio – Dicas de organização para simplificar a gestão do seu condomínio

Hoje a administração de condomínio é para ao se administrar uma pequena empresa, dependendo do condomínio é como administrar uma empresa média! É preciso ter muito atenção em todos os setores para se manter dentro da lei, então, como administrar um condomínio sem ter problemas e ainda manter baixos custos de gestão?

Para administrar um condomínio, é preciso ter conhecimento contábil, trabalhista, civil, além de áreas administrativas, para quem quiser ser um bom síndico. Fora essas habilidades é preciso ter muita paciência com relação aos demais condôminos e ser um mediador de conflitos.

 Administração financeira do condomínio

A administração de condomínio precisa ser feita como a de uma empresa, como já falamos. As empresas administradoras fazem esse trabalho e evitam que o síndico entre nas questões menores, mas é preciso que ele esteja muito atento com relação a fiscalização das contas para não ter problemas futuros, pois é ele quem responde.

Em primeiro lugar é preciso haver um planejamento das contas, este planejamento deve ser feito com base nos gastos dos anos anteriores acrescidos dos reajustes. Se o condomínio planejar o ano é mais difícil haver surpresas desagradáveis, lógicos que imprevistos sempre irão aparecer, mas até eles devem ser provisionados.

Alguns itens que devem ser levados em conta:

  • Despesas periódicas como: recarga de extintores, dedetização, limpeza de caixa d’água, entre outros, devem ser estimados;
  • É bom trabalhar com percentual de inadimplência maior do que a média dos anos anteriores, mesmo que o condomínio não tenha histórico de inadimplência (nesse caso use 10%);
  • As despesas com relação as férias e o 13o salário devem provisionadas, deve-se fazer uma “poupança” do valor aproximado mensalmente, para não haver uma despesa extra no final do ano;
  • O Fundo de Reserva é previsto em assembléia e na convenção do condomínio e também deve ser provisionado;
  • É importante listar todas as benfeitorias, faça uma ordem de preferência para serem realizadas durante todo o ano. O ideal é que o condomínio tenha um fundo específico para essas despesas;
  • Se o condomínio tiver alguma sobra, ou seja, pagou-se as despesas, separou-se os fundos (reserva, trabalhista e obras), se ainda houver sobra, esta deve ser aplicado para render juros ao condomínio;
  • É aconselhável dividir todos os custos em 12 parcelas, para não pesar em determinados meses e ter uma média de valor do condomínio o menos variável possível.

 Condomínio com sindico e administradora

Quando um condomínio é gerido pelo síndico em conjunto com a administradora a tarefa fica muito mais leve para o primeiro, pois ele passa a ter um papel mais de fiscalização dos atos da administradora.

A contratação da administradora é muito recomendada pelo fato dela ficar com funções que tomam tempo como, pagamento de contas, contratação de funcionários, registro de atas e assembléias, cobranças, entre outros.

Vamos passar uma relação das principais tarefas de gestão financeira que uma administradora pode fazer:

  • Ajudar no planejamento e previsão orçamentária da gestão;
  • Contabilizar os créditos e débitos e fazer o rateio das despesas;
  • Emitir a cobrança e controlar os recebimentos;
  • Fazer cobrança sobre os devedores, seja por carta, por mensagem eletrônica e até mesmo por telefone;
  • Controle do extrato bancário do condomínio, para verificação dos créditos e débitos;
  • Emitir Declaração Negativa de Débitos Condominiais, para os condôminos que assim solicitarem;
  • Controle das contas a pagar, com atenção aos vencimentos e emissão de cheques para as referidas despesas;
  • Gestão tributária, calculando e recolhendo os devidos impostos;
  • Prestação de contas mensais, saldos nos respectivos fundos, elaboração de demonstrativo de débitos e receitas, além de balancete geral com a posição financeira mensal;
  • Elaboração de pastas com as contas mensais que ficam a disposição para possíveis verificações;
  • Elaborar balancete anual para a apresentação da Assembléia Geral Ordinária;
  • Gerir contratos coletivos e de prestadores de serviços;
  • Obtenção das certidões negativas referentes ao condomínio.

 Condomínio com administrador interno

Quando um condomínio tem um administrador interno é muito provável que ele também tenha uma administradora, pois somente condomínios muito grandes tem a necessidade desse tipo de pessoa trabalhando exclusivamente.

Ele trabalha muito mais com a gestão do condomínio como um todo, sendo no trato com os funcionários, nos conflitos internos de moradores e também desempenhando algumas funções que são da administradora de condomínios.

Funções financeiras que o administrador de condomínio pode ter:

  • Ajudar no planejamento e previsão orçamentária do condomínio;
  • Controlar junto com a administradora a conta bancária do condomínio, controlando os débitos e créditos;
  • Em alguns casos extremos, pode ajudar a administradora na cobrança de débitos, mas não é sua função;
  • Conferir os pagamentos de contas, se estão sendo feitas em dia e bem provisionadas;
  • Gerir os contratos de prestadoras de serviços e coletivos.

 Condomínio com sindico terceirizado

Esse tipo de trabalho que vem crescendo ultimamente é indicado para os condomínio que são muito grandes e é preciso de uma gestão profissional, ou daqueles que os moradores não se interessam pela função e preferem contratar um profissional.

Ele terá praticamente as mesmas funções do sindico comum, ou seja, ela irá fiscalizar o trabalho da administradora de condomínio e mediar os conflitos internos.

Na área financeira ela pode ajudar com:

  • Ajudar no planejamento e previsão orçamentária do condomínio;
  • Fiscalizar os créditos e débitos para ver se as contas estão sendo pagas em dia;
  • Ajuda a administradora na cobrança de débitos, mas atuando como última instancia;
  • Ajuda na gestão de contratos coletivos e prestação de serviços.

As demais funções financeiras devem continuar nas mãos da administradora que é a indicada para isso, ao síndico é devida mais a função apenas de fiscalizar.

 Condomínio apenas com síndico

Com as complexas leis brasileiras ficou praticamente inviável alguém ser sindico sem ter um administradora para fazer o trabalho do dia a dia de administração do condomínio.

Caso isso ocorra ele terá de fazer todas as funções que listamos da administradora, desde controle de contas, ao pagamento, cobrança, fornecedores, ou seja, é muito coisa para fazer além das outras tarefas gerenciais do condomínio.

 O que é conta a pagar?

Conta a pagar nada mais é do um controle das despesas que devem ser anotadas. Com esse controle você pode verificar o fluxo de caixa e saber para onde vão os gastos futuros.

O controle das contas a pagar é simples, mas é preciso ter cuidado, pois dinheiro no caixa não quer dizer sobra, por isso é bom sempre ter a previsão dos gastos para não se perder.

Para auxiliar nessa tarefa uma simples planilha já ajuda bastante, para organizar não só o que tem de pagar, mas quando e assim deixar tudo planejado.

É bom também ter as contas físicas em uma pasta datada, assim, se você por acaso esqueceu de lançar na planilha a conta no dia tomará ciência ao verificar as contas do dia e não atrasará o pagamento.

 O que é conta a receber?

É fundamental manter organizado o seu financeiro, o contas a receber é manter uma rotina de emissão de boletos no dia certo. O ideal é que tenha sempre o mesmo dia do mês para a emissão dos boletos.

Depois de emitidos eles precisam ser controlados, os bancos já possuem esse controle de recebimento online, mas é prudente ter uma planilha onde você vai marcando quem pagou e quando pagou, se houve multa, juros, etc.

Outro ponto que deve ser organizado é com relação a inadimplência, antes de cobrar deve-se entender que o prazo do banco para a compensação do pagamento pode ser de até 4 dias, cobrar antes dessa data irá levar ao constrangimento desnecessário.

Faça primeiro a cobrança por correio eletrônico, sempre pedindo que se já foi pago desconsidere essa comunicação, caso não possa fazer por esse meio, use uma carta normal. Espere alguns dias, sugerimos uma semana e se o débito persistir fazer o contato via telefone.

Fluxo de caixa

Esse como as contas a receber e a pagar é um instrumento da gestão financeira, ele realiza o controle de todas as movimentações, ou seja, as entradas e saídas de recurso por um determinado tempo.

Esse instrumento tem de ser usado diariamente, visando um controle financeiro, só assim você poderá pagar as suas contas em dia e prever os gastos futuros, como atualizar os recebimentos e fazer se preciso as devidas cobranças.

Prestação de contas do condomínio

A prestação de contas não é apenas uma medida de transparência do síndico perante ao condomínio, mas sim uma obrigação imposta pelo Código Civil.

A prestação de contas e a previsão orçamentária devem ser feitas e aprovadas anualmente em assembléia geral, vamos listar as documentações necessárias para essa prestação.

  • Certidões negativas de INSS, FGTS e Receita Federal, elas devem ser tanto do condomínio, como da administradora se houver e das empresas terceirizadas que prestam serviço ao condomínio;
  • AVCB;
  • NRs 5, 7 e 9;
  • Certificado de Brigada de Incêndio;
  • Vistoria de para-raios;
  • RIA dos elevadores;
  • Seguro do prédio e funcionários;
  • Atestado de dedetização e de lavagem das caixas d`agua.

Além da documentação que mostramos acima é preciso um balanço contábil, que deve demonstrar assuntos como funcionários (salário, férias, 13o, benefícios e tudo o que for relacionado). Sobre as contas fixas (água, luz, telefone, entre outras) e variáveis que são relativas a manutenção e benfeitorias.

Também é preciso a comprovação das despesas e receitas, sendo que a segunda são apenas os adimplentes e os inadimplentes. Já a primeira é bom ter todos as NFs de gastos, para qualquer confrontação nas despesas.

Apresentação

Com relação a apresentação há algumas regras que devem ser seguidas como:

  • Distribuir informativo com o que será discutido, o balanço e o orçamento aprovado para a gestão;
  • Esteja preparado para distorções entre o orçamento e o balanço. Saber a causa de gastos maiores do que o previsto é importante;
  • Deixar uma pasta com cópia dos documentos comprobatórios das contas na reunião, para quem quiser analisar na hora ou depois, desde que registrado pelo síndico.

Dicas

  • Detalhar demais as despesas causa apenas tumulto na apresentação, seja mais genérico sempre que possível;
  • É primordial o balanço e o saldo de despesas e inadimplência;
  • A reunião é para aquela gestão, não entre em conversas sobre gestões anteriores;
  • Leve os documentos originais para confrontação.
  • E é sempre recomendado o uso de um sistema de gestão de condomínios, de preferência online

Inadimplência

Esse tema espinhoso deve ser abordado, mas muito cuidado na hora de tratar desse assunto. Não se deve citar nomes dos devedores, informe valores, tempo de inadimplência e medidas adotadas.

Aprovação

Como já vimos a Prestação de Contas tem de ser aprovada pela Assembléia, se houve algum erro seja inserção de dado ou até mesmo erro de digitação e ela não for aprovada pode-se:

  • Auditar as contas;
  • Pedir prazo para esclarecer apenas do que ficou pendente, mas deve ser convocada nova assembléia para aprovação;
  • Se após esses procedimentos as divergências continuarem, é possível procurar a justiça para a solucionar o caso, mas isso deve ser o último estágio.

Convenção condominial

Em comparação a convenção condominial é como uma se fosse uma “Constituição” do condomínio, onde se encontram as regras internas do mesmo. É importante frisar que elas só fazem lei dentro do condomínio e se estiverem de acordo com a legislação brasileira.

Alguns itens que devem ser abordados para convenção:

  • Discriminar e individualizar as propriedades exclusivas;
  • Determinar a fração ideal de cada unidade, com relação ao terreno e as partes comuns;
  • Determinar a quota proporcional para o pagamento das despesas do condomínio e fundos;
  • As competências das assembléias, forma de convocação e quorum para as deliberações;
  • Sanções aos condôminos.

Para que ela seja válida e obrigatória para todos, é necessário a assinatura de 2/3 das frações ideais do condomínio. O mesmo quorum deve ser usado para alterações posteriores.

Veja mais sobre o assunto no post sobre convenção de condomínio.

Área comum do condomínio

Sobre a área comum a primeira coisa que precisa saber é que ela é tudo o que há no condomínio e não pertence às unidades. As regras de uso dessas áreas devem estar previstas na convenção do condomínio, além das áreas, os equipamentos como elevadores, piscina, parquinhos, entre outros também são áreas comuns.

O trabalho de gerenciar esses espaços e equipamentos é de responsabilidade do síndico, sempre respeitando a convenção que deverá prever o uso ideal e as sanções para quando isso não ocorrer.

Quando houver salão de festas por exemplo, este deve ser reservado com antecedência para não haver disputa de datas, o regimento interno deverá prever sobre o uso correto do equipamento e sobre possível cobrança destinada a manutenção e limpeza.

Como regras básicas deve se estabelecer horários de uso e os dias da semana, pode-se deixar o equipamento fechado por um dia na semana para a manutenção. Casos como o da piscina, é permitido barrar a entrada daqueles que não possuem atestado médico. As regras para os usos vão depender muito do que o condomínio oferece.

Se algum condômino for multado por mal uso das áreas comuns ele deverá ter o direito de se defender, inclusive se for o caso solicitar assembléia pra a solução do problema. O ideal é que sejam sempre feitas advertências verbalmente e por escrito antes que se tome a iniciativa de multar.

Administrando as vagas do condomínio

Esse é um grande problemas para os condomínio que ou não tem vagas suficientes, ou que as mesmas são trocadas periodicamente.

Seja qual for a regra a ser adotada é preciso que ela esteja descrita na convenção, com isso fica fácil dirimir as dúvidas com relação ao assunto.

Não é recomendado o sistema de quem chegar primeiro para o uso das vagas, pois alguns podem estacionar o carro e não tirar mais e outros viverão sempre na instabilidade se terão vagas ao chegar em casa.

É melhor que seja feito um rodízio periódico, afim de que aqueles que ficarem sem vagas momentâneas possam buscar em outro lugar nas redondezas.

Como dissemos esse tema espinhoso deve ser detalhado na convenção, para que não haja dúvidas sobre o uso, nos casos daqueles que não respeitarem devem ser advertidos e multados.

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